Import & Update Mitarbeiterstammdaten mittels Import Datei
Wenn Sie die Mitarbeiterstammdaten Ihrer Unternehmung mittels Import Datei hinterlegen möchten, können Sie dies mit unten angehängter MASTER Datei tun. Somit stehen Ihnen die Daten für Personenschaden Fälle zur Verfügung und können bei der Personenwahl im Schadenformular ausgewählt werden. Hierfür müssen Sie die Berechtigung Administrator MA-Stammdaten hinterlegen. Dies kann durch Ihren Kundenadmin-Benutzer oder via Ihrer zuständigen ASSEPRO Geschäftsstelle erfolgen.
Import und Update Mitarbeiterstammdaten
Die Personendaten werden bei der Suche im Personenschadenfall angezeigt, selbst wenn die Position der Anstellung nicht in dem Import der Mitarbeiterstammdaten importiert wurde. Sofern eine Einschränkung gewünscht ist, muss die Position entsprechend ergänzt werden.
Schritt für Schritt Anleitung zum Import und Update der Mitarbeiterstammdaten
Sobald Sie unten angehängte Master Datei mit Ihren Stammdaten ergänzt haben, wechseln Sie in den Admin-Bereich auf ASSEPRO.online (falls Sie Zugriff auf mehrer Firmen haben, wechseln Sie vor unten genannten Schritten auf die Firma die Sie importieren/updaten möchten). Wenn Sie mittels untenstehenden Import-Datei Ihre Mitarbeiterstammdaten updaten möchten, müssen für Ihre Mitarbeiter die MitarbeiterID (interne Personal-Nr) sowie AHV-Nummer vorhanden sein und mit dem schon vorhandenen Datensatz übereinstimmen.
Falls ein Excel eingelesen wird müssen alle Spalten als Text formatiert sein. Auf der Vorlage sind die Spalten bereits als Text formatiert. Beim reinkopieren aus anderen Excels wird aber auch das Format des kopierten Excels übernommen. Dies kann insbesondere bei Datums-Felder zu Problemen führen. Datumsfelder können wie folgt in Text umgewandelt werden:
Datumsfelder in Text umwandeln
Falls die Formatierung nach dem Einfügen in die Mastervorlage folgendes Format hat, muss Datum in Text umgewandelt werden:
In Text umwandeln Formel:
Inhalte, Werte einfügen:
Wählen Sie den Menüpunkt Stammdaten laden und anschliessend den Unterpunkt MA-Daten laden.
Anschliessend können Sie mittels Klick auf +Neu eine neue Datei hochladen.
Mittels Klick auf Hinzufügen und zur Übersicht erscheint Ihnen folgendes Bild nun müssen Sie den Import mittels Klick auf Aktion und anschliessend auf MA-Daten validieren.
Falls bei bei der Datei benötigte Felder fehlen oder ein falsches Format verwendet wurde, erscheint hierzu eine Fehlermeldung für Sie, damit Sie die Datei entsprechend anpassen können.
Sofern die Daten korrekt für ASSEPRO.online sind müssen Sie in einem zweiten Schritt erneut auf Aktion und anschliessend auf Importiere MA-Daten zu ASSEPRO.online auswählen.
Anschliessend erscheint folgendes Bild Sie haben hier die Möglichkeit zu wählen ob Sie nur bereits vorhandene Mitarbeiterdaten aktualisieren möchten oder nicht vorhandene Mitarbeiter (in der Datei) von Ihren Stammdaten entfernen möchten. Wenn Sie die Berechtigung auf weitere Firmen innen haben, können Sie diese noch wählen oder die bereits vorbelegte Firma bestätigen. Wechseln Sie zu Beginn vor Schritt 1. bereits auf die Unternehmung die Sie importieren/updaten möchten. Es ist nicht möglich im gleichen Import Firmengruppen mit unterschiedlichen Firmennamen zu importieren, je Firma muss ein separater Import erfolgen.
Mastervorlage
Bitte nutzen Sie diese Mastervorlage für den Import Ihrer Daten.
Es sind folgende Datei Formate möglich .xlsx, .xls, .csv (bei csv Dateien sind als Trennzeichen nur Semikolon ; erlaubt). Achten Sie darauf, dass die Werte in der Datei jeweils als Standardwerte im File entsprechen (Keine Datum oder Zahlen Formate und Hinweise in Master Datei beachten). Es können kalkulierte Werte mit Formeln importiert werden, hier wird der kalkulierte Wert beim Import berücksichtigt ohne Formeln.
Falls Ihre Datei nicht Standardzellen enthält, können Sie mittels Rechtsklick auf das zutreffende Feld und Klick auf Zellen formatieren die entsprechende Zelle(n) ins Standardformat formatieren.