Kurzabsenzen-Tool ASSEPRO (alt)
Für den Abschluss einer Kurzabsenzenversicherung ist vom Versicherungsnehmer ein Absenzenmanagement zu führen, welches vom Versicherer auf Verlangen eingesehen werden kann, diese Bedingung führt dazu, dass unseren Kunden der Abschluss einer Kurzabsenzenversicherung teilweise nicht möglich war, weshalb die ASSEPRO sich dazu entschlossen hat das Kurzabsenzen-Tool zur Verfügung zu stellen.
Für die Nutzung des Kurzabsenzen-Tools stehen unseren Kunden zwei unterschiedliche Durchführungswege auf assepro.online zur Verfügung.
Laufende Erfassung von Absenzen mittels Eingabe auf assepro.online
Einlesen von Absenzdaten aus Ihrem internem Absenzmanagement-Tool
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erfassung einer Kurzabsenz und spätere Bearbeitung
Sofern Sie die benötigten Benutzerrechte verfügen und die versicherten Parameter gemäss Ihrer Police durch Ihre zuständige ASSEPRO Geschäftsstelle hinterlegt wurden, können Sie mit der laufenden Erfassung von Kurzabsenzen starten.
- Um eine Kurzabsenz erfassen zu können, müssen sie auf assepro.online unter dem Menüpunkt Schadenfälle die Kurzabsenzenversicherung wählen.
- Anschliessend gelangen Sie auf folgende Seite, bei welcher Sie zuerst aufgefordert werden den gewünschten Vertrag auszuwählen.
- Mit Hilfe der Suchfunktion rechts oben, besteht die Möglichkeit zu filtern, ob für den Mitarbeiter bereits eine Kurzabsenz erfasst wurde, wir empfehlen Ihnen über die Suche zu starten, da in den meisten Fällen mehrere Personen mit dem System arbeiten und Sie für den Fall, dass für den gewünschten Mitarbeiter bereits eine Kurzabsenz erfasst wurde, für diesen Mitarbeiter mit der gleichen Schadennummer weiter Absenzdaten hinzufügen können.
- Ansonsten starten Sie mittels Klick auf Neue Kurzabsenz erfassen.
- Sofern der zu erfassende Mitarbeiter bei Ihren hinterlegten Personal-Stammdaten verfügbar ist, besteht die Möglichkeit diesen Mitarbeiter mittels Suchfunktion in der unteren Abbildung mit 1. markiert zu suchen.
Mehr zu den hinterlegten Mitarbeiterdaten siehe dazu auch Hinterlegte Daten (alt) auf assepro.online.
Wenn die Mitarbeiterdaten mit Hilfe des csv Files aktualisiert werden, sind Änderungen zum vorherigen Import (zum Beispiel Gehaltsangaben) bei bereits erfassten Absenzen nicht aktualisiert.
- Wenn keine Daten zum gewünschten Mitarbeiter verfügbar sind, müssen Sie sämtliche Daten in das Formular eingeben, sobald Sie auf Speichern und weiter oder Speichern und zurück zur Liste geklickt haben, werden die Daten des Mitarbeiters automatisch in der Datenbank gespeichert und sind für Sie bei einer weiteren Absenz Meldung verfügbar.
- Wenn Sie Daten eines bereits hinterlegten Mitarbeiters anpassen, zum Beispiel bei einem Wohnsitzwechsel, werden diese Daten automatisch bei den hinterlegten Daten in der Datenbank aktualisiert.
Wenn keine Gehaltsdaten des Mitarbeiters vorhanden sind dürfen Sie diese mittels Eingabe in das Formular ergänzen.
Wenn Sie die Gehaltsangaben über oben markierten Bereich vornehmen, berechnet sich er versicherte Taggeldsatz anhand des Feldinhaltes Kalkulierter Jahreslohn.
Der versicherte Taggeldsatz wird Ihnen im Formular nicht direkt angezeigt, Sie können diesen in der Tabelle Bereits erfasste Kurzabsenzen einsehen, nachdem Sie auf Speichern und zurück zur Liste geklickt haben.
Die Kalkulation des versicherten Taggeldsatzes beruht auf den versicherten Leitungen Ihres Kurzabsenzen-Versicherungsvertrages und wird durch Ihre zuständige ASSEPRO Geschäftsstelle erfasst.
Wenn Sie einen Fall erneut bearbeiten möchten, oder die gespeicherten Eingaben bearbeiten möchten, gelangt Ihnen dies mittels Klick auf den Fall oder Klick auf folgendes Symbol
Kurzabsenz bearbeiten.
Nach Bearbeitung einer Kurzabsenz erscheint folgender Hinweis für Sie.
In der Tabelle Bereits erfasste Kurzabsenzen wird Ihnen im Anschluss der neue versicherte Taggeldsatz angezeigt sowie die Taggeldleistung gesamt.
Sie haben die Möglichkeit in diesem Bearbeitungsmodus sämtliche Eingaben anzupassen, sofern der Fall bisher noch nicht mittels monatlichen Exports an den Versicherer übermittelt wurde.
Falls Sie weitere Absenz-Daten zu einem bestehenden bereits exportierten Fall hinzufügen möchten, können Sie dies mittels Klicks auf folgendes Symbol 
vornehmen.
Bestehende Kurzabsenzen, welche Sie erweitern möchten, sollten Sie unbedingt wie oben beschrieben hinzufügen, damit die Applikation den Fall mit der gleichen Schadennummer weiterführen kann und damit die Gesamtausfall Tage durch die Applikation zusammengerechnet wird.
Die Erfassung überschneidender Absenzen ist nicht möglich und Sie erhalten aus der Applikation einen Hinweis, dass für den eingegebenen Zeitraum bereits eine Absenz für die entsprechende Person erfasst wurde.
Von Ihnen erfasste Kurzabsenzen, bei welchen die Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit oder Unfall die Leistungsdauer gemäss Police erreicht haben, werden Ihnen wie folgt auf der Startseite Schadenmeldungen angezeigt:
Es besteht für Sie die Möglichkeit direkt auf der Startseite der Schadenmeldungen die Kurzabsenz umzuwandeln, oder Falls der Fall nicht umgewandelt werden muss, und Sie den Hinweis auf der Startseite nicht mehr benötigen, diesen mittels Klicks auf Kurzabsenz in regulären Fall umwandeln zu bearbeiten.
Falls Sie den Hinweis für die benötigte Umwandlung der Kurzabsenz nicht mehr möchten, müssen Sie nachdem Sie auf Kurzabsenz in regulären Fall umwandeln geklickt haben, bei dem darauffolgenden Hinweisfenster auf Nein klicken.
Wenn Sie den Fall an zum Beispiel an den Krankentaggeldversicherer zustellen möchten, können Sie dies wie oben erwähnt direkt bei den angezeigten Schadenfällen auf der Startseite tun oder in der Liste der bereits erfassten Kurzabsenzen indem Sie auf folgendes Symbol im Bearbeitungsmodi klicken 
.
Anschliessend werden Sie dazu aufgefordert den entsprechenden Versicherungsvertrag auszuwählen sowie die dazugehörige Branche (generell werden hier durch die Applikation nur Personenversicherungsverträge angezeigt).
Nachdem Sie auf Kurzabsenz in regulären Fall ändern geklickt haben, gelangen Sie wie gewohnt auf das Eingabeformular der Personen-Schadenmeldung für den gewünschten Personenversicherungszweig. Einige Daten der Kurzabsenz werden automatisch in dieses Formular übernommen, allerdings empfehlen wir Ihnen, diese bereits übernommenen Daten zu prüfen, bevor Sie die Krankheitsmeldung an den Versicherer zustellen.
Sofern Sie eine Kurzabsenz noch nicht an den Versicherer übermittelt haben, ist es möglich diese Kurzabsenz zu löschen, dies können Sie im Aktionsmodi bei den Bereits erfassten Kurzabsenzen tun:
Falls eine Kurzabsenz bereits an den Versicherer übermittelt wurde, und ein Exportiert am Eintragungsdatum vorhanden ist, kann diese Absenz mittels Storniert Button im Aktionsmodi mittels folgendem Symbol storniert werden:
Wenn Sie die Kurzabsenz storniert haben, erscheint Ihnen diese beim nächsten monatlichen Export als Minusbuchung. In der Liste der Bereits erfassten Kurzabsenzen ist diese stornierte Absenz nicht mehr sichtbar.
Sobald sie den monatlichen Export der Absenzdaten vornehmen möchten, sollten Sie wie folgt vorgehen:
Unter dem Menüpunkt Kurzabsenzenversicherung finden Sie den Button Taggeldleistungen exportieren, klicken Sie auf diesen.
Anschliessend erscheint folgendes Bild, klicken Sie auf Export
Nachdem Sie auf Export geklickt haben, erscheint Ihnen das Export-Protokoll, hier haben Sie die Möglichkeit das csv File, welches an den Versicherer übermittelt wird, vor der Übermittlung an den Versicherer zu downloaden und einzusehen.
Mittels Klicks auf Ausführung üblicher Produktionsprozess starten Sie den Export, im Anschluss gelangen Sie auf folgendes Bild:
Der mit 1. markierte Tabelleninhalt ist das csv Dokument für den Versicherer, welches Sie mittels Aktion im Aktionsmodi an den Versicherer im letzten Schritt zu übermitteln haben.
Bei dem mit 2. markiertem Tabelleninhalt handelt es sich um das xml Dokument für den Import in Ihr Lohnprogramm, welches getrennt nach unterschiedlichen Geschäftsbereichen (sofern diese bei der Erfassung gewählt werden) durch die Applikation erstellt wird. Sie können dieses als xml oder auch csv Dokument downloaden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einlesen von Absenzdaten aus internem Absenzmanagement-Tool
Falls Sie bereits ein Absenzmanagement-Tool in Ihrer Unternehmung nutzen, besteht die Möglichkeit Ihre Absenzdaten auf assepro.online als csv Datei zu importieren, im Anschluss berechnet die Applikation die versicherten Leistungen anhand dieser Absenzdaten und verarbeitet die Datei so, dass diese dem Versicherer zur Abrechnung zugestellt werden kann und gleichzeitig Sie in geeigneter Form die errechneten Leistungen in Ihr Lohnprogramm zurück importieren können.
- Sofern für Ihr Unternehmen die benötigten Parameter für diese Funktion auf assepro.online hinterlegt sind, können Sie im Admin-Bereich unter dem Menüpunkt Kurzabsenzenversicherung auf csv Dokumente klicken.
- Anschliessend können Sie mittels Klicks auf
ein csv Dokument hinzugefügt werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass das Format genau dem Importformular von ASSEPRO entspricht (siehe Beispiel Format unten).
- Anschliessend erscheint Ihnen folgendes Bild, sobald Sie die csv Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen und zur Übersicht.
- Im Anschluss erscheint Ihnen die hochgeladene csv Datei in der Tabelle vcs Dokumente wie folgt:
- Daraufhin müssen Sie im Aktionsmodi rechts nur noch auf Berechnung Taggelder klicken.
In der Tabelle erscheint nun bei Taggeldberechnung generiert ein ja:
- Als vorletzten Schritt müssen Sie im Aktionsmodi An Versicherer senden klicken, daraufhin werden die durch die Applikation kalkulierten Taggeldbeträge an den Versicherer übermittelt.
- Zuletzt können Sie im Aktionsmodi csv File Kunde downloaden anwählen, welches für den Import in Ihr Lohnabrechnungsprogramm bestimmt ist.
- Unten Beigefügt eine Beispiel csv Datei, in dieser Form kann die Applikation die Absenzdaten von Ihrem Absenzmanagement-Tool verwerten.